Работа с удаленными командами — гайд для HR

Сегодня почти все вакансии в ІТ-компаниях, работающих на территории Украины в 2024 году, предусматривают удалённую работу. Об этом говорит последняя аналитика DOU и Djinni.со, которую мы добавили ниже. 

Конечно, период пандемии, а затем и полномасштабное вторжение, заставляет работодателей быть гибкими в вопросах формата, а сотрудников — искать оптимальные решения, исходя не столько из вопросов комфорта и work-life баланса, а скорее из поиска безопасных вариантов пребывания для себя и семьи.

Поэтому перед эйчар и руководителями возникает много вызовов, например, все, что касается организации работы в команде: как обеспечить функционирование процессов для сотрудников эквивалентно, в независимости от формата работы как сотрудника, так и самого рекрутера? Как управлять удаленными сотрудниками? Как поддерживать вовлеченность, лояльность и удовлетворенность сотрудников на remote и еще много вызовов, которые мы недавно обсуждали на вебинаре.

Именно поэтому в этом материале я расскажу о 6 шагах, которые могут натолкнуть HR-специалистов и/или руководителей на то, как организовать эффективную удаленную работу в вашей команде/подразделении/компании. 

Гайд для hr по управлению удаленными командами

1. Приложения для командной работы

Здесь в первую очередь идет речь об инструментах для коммуникации. Конечно, в каждом направлении есть свои инструменты и ПО, без которых в современной IТ-компании невозможно выполнять работу, но нередко мы забываем о калибровке именно коммуникационных инструментов:

• Часть чатов в Telegram
• Другая часть в Slack.
• Звонки в Google Meet.
• А какая-то команда отдает дань предкам и предпочитает созваниваться исключительно в Skype.

Это одна из основных причин возникновения проблем коммуникации в удаленном формате работы. Так что самое время упорядочить этот вопрос — выбрать оптимальные инструменты, которые покрывают максимум потребностей организации. И самое трудное в этом не осуществить выбор, а имплементировать принятое решение в жизнь, и здесь вам помогут лучшие практики Change Management:

1. Привлечение поддержки лидеров мнений.
2. Аргументация.
3. Обучение и гайды по инструментам.
4. Анонсирование и популяризация.
5. Работа с возражениями и не только.

2. Разработка и имплементация правил коммуникации

Уверена, что почти каждая компания в какой-то момент приходит к необходимости создания Communication Policy или любого документа, который обуславливает коммуникацию в компании. Обычно этот документ охватывает утверждение «у нас так коммуницируют, а такое у нас неприемлемо».

Я же говорю больше о том, что может вызвать возмущение не столько в офисном пространстве, сколько находясь удаленно, а именно: 

• Какое время является нормальным для ожидания ответа в корпоративном мессенджере.
• Сколько можно ждать ответа в почте перед тем, как напоминать о своем запросе.
• Как работать с календарем — за сколько назначать встречу, является ли обязательной agenda митинга, отменять ли митинг, если другой участник не подтвердил участие в нем.
• Включаем ли мы камеры на звонках и тому подобное. 

Это может звучать как лишняя бюрократия, но, уверяю, именно правила коммуникации помогут преодолеть один из самых больших вызовов удаленной работы — эффективное взаимодействие.

3. Контроль сотрудников и тревожность руководителей из-за этого 

Это один из самых больших аргументов руководства против найма удаленных сотрудников, ведь руководителям кажется тяжелее контроль таких подчиненных. Здесь важна коммуникация и поддержка от HR в вопросе выстраивания адекватного формата и инструментов контроля.

• Все митинги можно провести онлайн, а камера поможет видеть коллег и их эмоции. 
• Таск трекер форматов Jira или Trello решит вопрос мониторинга прогресса работы.
• Удобная и понятная регулярная отчетность в соответствии с KPI и родом деятельности должна закрыть запросы даже самого тревожного менеджера. 

Важно подобрать оптимальные варианты именно для вашей компании/подразделения/команды и не бояться калибровать: частоту и продолжительность звонков, их цели и иногда даже состав участников; формат и стандарты ведения таск-трекеров — сколько компаний, столько и вариантов! С отчетностью также можно экспериментировать, пока не будет подобран вариант, который устроит как hr менеджера, так и подчиненных. 

Стоит не забывать о микроменеджменте и избегать его. Есть смысл напоминать руководителю, что результат работы является основной целью деятельности, то есть качество и скорость выполнения задач, а вот возможность лишний раз отвлечься в течение рабочего дня может стать удерживающим фактором для сотрудника.

В таблице мы собрали лучшие варианты инструментов:

4. Вовлеченность, удовлетворенность, лояльность

Мы продолжаем измерять эти показатели, как и раньше. Однако, теперь стоит добавить вопрос о формате работы: (например, удаленный, офисный или гибридный) в начале опроса и выяснить, насколько этот формат устраивает работников. Особое внимание следует уделить вопросам о коммуникации и управлении. Это важно не только в условиях удаленной работы, но и было актуальным во время работы в офисе. Поэтому, оставляем эти темы в фокусе, но при анализе результатов учитывайте формат работы. Он может указать на слабые места и подсказать, что нужно улучшить по результатам опросов.

5. Одиночество сотрудников и потеря эмоциональной связи с командой и компанией

Почти каждый четвертый взрослый человек в мире сообщает, что чувствует себя очень или достаточно одиноким. Об этом говорится в исследовании Meta-Gallup, проведенном в 2023 году в 142 странах. Это проблема глобального масштаба, но HR это точно не те люди, которые «складывают лапки» и переложат проблему на кого-то. 

Этот пункт, как правило, смущает именно HR-специалистов, когда компания принимает решение пойти на remote. И не зря. Потому что именно эмоциональная связь является одним из самых прочных удерживающих факторов, даже когда финансовые аспекты мотивируют уволиться. Работа с командой, наличие близких друзей в рабочем кругу, крутая атмосфера, гармоничные отношения с руководителем, интересный нетворкинг, человекоцентричные процессы — это только часть перечня факторов, которые могут удерживать сотрудника. 

Что же делать HR-отделу? Слушать людей, в первую очередь, а дальше в бой идет креативность. Сотрудникам не хватает нетворкинга — дайте им возможность для этого в онлайн-формате: coffee talks в свободной атмосфере на общие темы с модератором, имитирующие встречу в офисе у кофемашины; тематические чаты для обсуждения музыки и фильмов, домашних любимцев, а, может, у вас в компании соберется целое комьюнити геймеров или криптоинвесторов? Дайте волю своей фантазии, спрашивайте людей, интересуйтесь практиками других компаний, и вы точно найдете именно те инструменты, которые принесут результат. Чтобы идти на опережение, подумайте, как, о чем и при каких случаях общаются ваши сотрудники и попробуйте сделать эквивалент в онлайн-формате.

Из очевидного, конечно, тренд на заботу о ментальном здоровье — и это крутой бенефит в разных его проявлениях — частичная или полная компенсация, корпоративные психологи и/или психотерапевты, оплата групповой терапии.

Не стоит исключать менторство и наставничество, которое можно предложить опытным специалистам, которые хотели бы иметь больше общения. Нередко после такого сотрудничества люди могут оставаться хорошими товарищами или даже становиться друзьями. Давно не слышала о практике давать новичку «buddy» на первое время — этот человек не является наставником с профессиональной точки зрения, но может помочь именно с эмоциональной адаптацией, предоставить неформальные советы, или поделиться опытом.

6. Обеспечение рабочего места, обмен документами и техникой

Замечательные украинские сервисы уже решили эту проблему за нас! 

Если вы работаете в компании с зарубежными представительствами, то пригодится DocuSign. С рассылкой мерча и техники прекрасно справится Новая Почта, которая имеет представительства уже в 15 странах мира. По обеспечению рабочего места — стоит выбрать стратегию, исходя из целей, возможностей и ценностей, и придерживаться ее. Есть компании, которые оставляют обеспечение рабочего места полноценно за сотрудником, есть и такие, которые обеспечивают мебелью, техникой и даже компенсируют расходы на интернет. Проанализируйте, что предоставляют ближайшие конкуренты и выбирайте то, что подходит именно вам.

Еще стоит учесть возврат техники сотрудниками, которые увольняются. Убедитесь, что финальный расчет происходит только после проверки комплектности и состояния техники, подкиньте админам идею об опции «выкупа» техники сотрудниками, которые покидают компанию. Это поможет еще и обновлять девайсы с меньшими затратами. 

Интересным кейсом в моей практике стала пересылка техники из Канады в Украину, когда мы узнали, что это будет стоить примерно так же, как и сама техника. На базе этого было принято решение вписать в полисе пункт об ответственности и оплате пересылки, которая закреплялась за сотрудником, если последний захотел переехать в очень отдаленные страны.

Вывод

Организация удаленной работы может подарить компании много преимуществ, таких как найм all over the world, гибкость в периоды нестабильности и диверсификацию рисков. В то же время в мире нет ничего исключительно «белого» или «черного», все является «оттенками серого», поэтому для эффективной работы компании в удаленном формате нужно прилагать усилия, как, собственно, и для эффективной работы компании независимо от формата сотрудничества!

Если вам интересна тема HR и вы хотите получать больше интересных лайфхаков и советов, то присоединяйтесь к комьюнити в Telegram-канале от DAN. IT. Здесь вы найдете поддержку единомышленников, ответы на часто задаваемые вопросы и возможность посетить бесплатные тематические мероприятия. А если вы ищете обучение для повышения квалификации, то предлагаем наш практический курс HR Manager. За 4 месяца вы улучшите свои скиллы, узнаете о новых инструментах и сможете претендовать на крутой оффер.