Робота з віддаленими командами — гайд для HR

Сьогодні переважна більшість вакансій в ІТ-компаніях, що працюють на теренах України у 2024 році, передбачають віддалений формат роботи. Про це говорить остання аналітика DOU та Djinni.со, яку ми додали нижче.

Звісно, період пандемії, а згодом і повномасштабне вторгнення, змушує роботодавців бути гнучкими в питаннях формату роботи, а співробітників — шукати оптимальні рішення, виходячи не скільки з питань комфорту і work-life балансу, а скоріш з пошуку безпечніших варіантів перебування для себе та родини.

Тож перед HR-спеціалістами та керівниками постають багато викликів, наприклад: як забезпечити функціонування процесів для співробітників еквівалентно, в незалежності від формату роботи як співробітника, так і самого HR-спеціаліста? Як підтримувати залученість, лояльність та задоволеність співробітників на remote та ще багато викликів, які ми нещодавно обговорювали на вебінарі.

Саме тому в цьому матеріалі я розкажу про 6 кроків, які можуть наштовхнути  HR-спеціалістів та/або керівників на те, як організувати ефективну віддалену роботу в вашій команді/підрозділі/компанії. 

Гайд з організації ефективної відаленної роботи 

1. Підбір і відкалібрування інструментів для роботи 

Тут в першу чергу йде мова про інструменти для комунікації. Звісно, в кожному напрямі є свої інструменти та ПЗ, без яких в сучасній ІТ-компанії неможливо виконувати роботу, але нерідко ми забуваємо про калібрування саме комунікаційних інструментів:

• Частина чатів в Telegram
• Інша частина в Slack.
• Дзвінки в Google Meet.
• А якась команда віддає данину пращурам і воліє зідзвонюватись виключно в Skype.

Це одна з основних причин виникнення проблем комунікації у віддаленому форматі роботи. Тож саме час упорядкувати це питання — вибрати оптимальні інструменти, які покривають максимум потреб організації. І найважче в цьому не здійснити вибір, а імплементувати ухвалене рішення в життя, і тут вам допоможуть найкращі практики Change Management:

1. Залучення підтримки лідерів думок.
2. Аргументація.
3. Навчання та гайди щодо інструментів.
4. Анонсування і популяризація.
5. Робота із запереченнями й не тільки.

2. Розробка та імплементація правил комунікації

Певна, що майже кожна компанія в якийсь момент приходить до необхідності створення Communication Policy або будь-якого документа, який обумовлює комунікацію в компанії. Зазвичай цей документ охоплює твердження “у нас так комунікують, а таке у нас не є прийнятним”.

Я ж кажу більше про те, що може викликати обурення не скільки в офісному просторі, скільки знаходячись віддалено, а саме: 

• Який час є нормальним для очікування відповіді в корпоративному месенджері.
• Скільки можна чекати на відповідь в пошті перед тим, як нагадувати про свій запит.
• Як працювати з календарем — за скільки призначати зустріч, чи є обов’язковою agenda мітингу, чи скасовувати мітинг, якщо інший учасник не підтвердив участь в ньому.
• Чи вмикаємо ми камери на дзвінках тощо. 

Це може звучати як зайва бюрократія, але, запевняю, саме правила комунікації допоможуть подолати один з найбільших викликів віддаленої роботи — ефективну взаємодію.

3. Контроль співробітників і тривожність керівників через це 

Це один з найбільших аргументів керівництва проти винаймання віддалених співробітників, адже керівникам здається важчим контроль таких підлеглих. Тут важлива комунікація і підтримка від HR в питанні вибудовування адекватного формату і інструментів контролю.

• Всі мітинги можна провести онлайн, а камера допоможе бачити колег і їхні емоції. 
• Таск трекер форматів Jira або Trello розв’яже питання моніторингу прогресу роботи.
• Зручна та зрозуміла регулярна звітність відповідно до KPI й роду діяльності має закрити запити навіть найтривожнішого менеджера. 

Важливо підібрати оптимальні варіанти саме для вашої компанії/підрозділу/команди й не боятись калібрувати: частоту та тривалість дзвінків, їхню мету та іноді навіть склад учасників; формат та стандарти ведення таск-трекерів — скільки компаній, стільки й варіантів! Зі звітністю також можна експериментувати, поки не буде підібраний варіант, який влаштує як менеджера, так і підлеглих. 

Варто не забувати про мікроменеджмент і уникати його. Є сенс нагадувати керівнику, що результат роботи є основною метою діяльності, тобто якість та швидкість виконання задач, а ось можливість зайвий раз відволіктись протягом робочого дня може стати утримувальним фактором для співробітника.

В таблиці ми зібрали найкращі  варіанти інструментів:

4. Залученість, задоволеність, лояльність

Ми продовжуємо вимірювати ці показники, як і раніше. Проте, тепер варто додати запитання про формат роботи: (наприклад, віддалений, офісний або гібридний) на початку опитування та з’ясувати, наскільки цей формат влаштовує працівників. Особливу увагу слід приділити питанням про комунікацію та управління. Це важливо не тільки в умовах віддаленої роботи, а й було актуальним під час роботи в офісі. Тому, залишаємо ці теми у фокусі, але під час аналізу результатів враховуйте формат роботи. Він може вказати на слабкі місця та підказати, що потрібно покращити за результатами опитувань.

5. Самотність співробітників та втрата емоційного зв’язку з командою й компанією

Майже кожна четверта доросла людина у світі повідомляє, що почувається дуже або досить самотньою. Про це йдеться у дослідженні Meta-Gallup, проведеному у 2023 році у 142 країнах. Це проблема глобального масштабу, але HR це точно не ті люди, які “складають лапки” і перекладуть проблему на когось. 

Цей пункт, як правило, бентежить саме HR-спеціалістів, коли компанія ухвалює рішення піти на remote. І не дарма. Бо саме емоційний зв’язок є одним з найміцніших утримувальних факторів, навіть коли фінансові аспекти мотивують звільнитись. Наявність близьких друзів в робочому колі, крута атмосфера, гармонійні взаємини з керівником, цікавий нетворкінг, людиноцентричні процеси — це тільки частина переліку факторів, які можуть утримувати співробітника. 

Що ж робити HR-відділу? Слухати людей, в першу чергу, а далі в бій йде креативність. Працівникам не вистачає нетворкінгу — зробіть їм нагоду для цього в онлайн-форматі: coffee talks у вільній атмосфері на загальні теми з модератором, що імітують зустріч в офісі біля кавомашини; тематичні чати для обговорення музики та фільмів, домашніх улюбленців, а, може, у вас в компанії збереться ціле комʼюніті геймерів або криптоінвесторів? Дайте волю своїй фантазії, питайте людей, цікавтесь практиками інших компаній, і ви точно знайдете саме ті інструменти, які принесуть результат. Щоб йти на випередження, подумайте, як, про що та при яких нагодах спілкуються ваші співробітники і спробуйте зробити еквівалент в онлайн-форматі.

З очевидного, звісно, тренд на піклування про ментальне здоров’я — і це крутий бенефіт в різних його проявах — часткова або повна компенсація, корпоративні психологи та/або психотерапевти, оплата групової терапії.

Не варто виключати і менторство та наставництво, яке можна запропонувати досвідченим спеціалістам, які хотіли б мати більше спілкування. Не рідко після такої співпраці люди можуть залишатись добрими товаришами або навіть ставати друзями. Давно не чула про практику давати новачку “buddy” на перший час — ця людина не є наставником з професійного погляду, але може допомогти саме з емоційною адаптацією, надати неформальні поради, або поділитись досвідом.

6. Забезпечення робочого місця, обмін документами та технікою

Чудові українські сервіси вже розв’язали цю проблему за нас! 

Якщо ви працюєте в компанії з закордонними представництвами, то в пригоді стане DocuSign. З розсилкою мерчу та техніки чудово впорається Нова Пошта, яка має представництва вже в 15 країнах світу. Щодо забезпечення робочого місця — варто вибрати стратегію, виходячи з цілей, можливостей і цінностей, та дотримуватись її. Є компанії, які залишають забезпечення робочого місця повноцінно за співробітником, є й такі, що забезпечують меблями, технікою і навіть компенсують витрати на інтернет. Проаналізуйте, що надають найближчі конкуренти і обирайте те, що підходить саме вам.

Ще варто врахувати повернення техніки співробітниками, які звільняються. Переконайтесь, що фінальний розрахунок відбувається тільки після перевірки комплектності та стану техніки, підкиньте адмінам ідею про опцію “викупу” техніки співробітниками, які лишають компанію. Це допоможе ще й оновлювати девайси з меншими витратами. 

Цікавим кейсом в моїй практиці стала пересилка техніки з Канади в Україну, коли ми дізнались, що це буде коштувати приблизно так само, як і сама техніка. На базі цього було ухвалене рішення вписати в полісі пункт про відповідальність і оплату надсилання, яка закріплювалась за співробітником, якщо останній захотів переїхати в дуже віддалені країни.

Висновок

Віддалений формат роботи може подарувати компанії багато переваг, як то найм all over the world, гнучкість в періоди нестабільностей та диверсифікацію ризиків. Водночас у світі немає нічого виключно “білого” або “чорного”, все є “відтінками сірого”, тому для ефективної роботи компанії у віддаленому форматі треба докладати зусиль, як, власне, і для ефективної роботи компанії незалежно від формату співпраці!

Якщо вам цікава тема HR і ви хочете отримувати більше цікавих лайфхаків та порад, то приєднуйтесь до комюніті в Telegram-каналі від DAN. IT. Тут ви знайдете підтримку однодумців, відповіді на поширені питання й можливість відвідати безкоштовні тематичні заходи. А якщо ви шукаєте навчання для підвищення кваліфікації, то пропонуємо наш практичний курс HR Manager. За 4 місяці ви покращите свої скіли, дізнаєтеся про нові інструменти та зможете претендувати на крутий офер.