Структура
Будильник, перевірка LinkedIn, 15+ нових вкладок браузера, месенджер пінгує з трьох боків, а кандидат зник після фіналу. Це не поганий сон, інколи — це звичайний день рекрутера.
Якщо ви тільки роздумуєте про професію й впевнені, що рекрутинг — це про милі розмови з кандидатами та вдалий метч з першого листа, ця колонка зекономить вам купу нервів.
Мене звати Валерія Ніколайчук, я працюю Technical Recruiter в IT-рекрутинговій агенції ITExpert. Закривала різноманітні позиції: від Junior QA Manual до СТО. У цій статті чесно розповідаю про роботу рекрутера: що забирає найбільше часу, які задачі ніколи не встигаєш зробити вчасно, як усе це планувати і не втратити себе в 3+ одночасно відкритих позиціях.
Ранок починається не з кави
Робочий день я зазвичай починаю о 9:00. Хоча в ідеальному світі хотілося б вставати раніше, коли всі месенджери ще мовчать, і виділяти годину-півтори на фокусну роботу без шуму чатів і зустрічей. Інколи так і виходить, але спати я теж люблю, тому буває по-різному.
Мій ранковий ритуал — перевірити календар. Він одразу показує, що на тебе чекає: суцільні HR-скріни й дзвінки з перемиканням кожні 15 хвилин або ж спокійна фаза, коли можна зануритися в сорсинг.
Що «з’їдає» найбільше часу: основні обов’язки рекрутера
Раптово: типового дня в рекрутингу не існує. Усе залежить від вакансій, активності кандидатів та hiring-менеджерів. Буває, що календар повний інвайтів, один дзвінок закінчується, а вже пише наступний спеціаліст із фразою «уточніть, будь ласка…». Тоді час минає повністю в комунікації — відповіді, координація, уточнення, передача інформації менеджерам. Здається, що ти прожив три робочі дні за один, хоча офіційно ще навіть не обід.
Інколи все спокійніше: ти тонеш у сорсингу. Це коли кандидатів обмаль і щоб достукатися хоча б до одного фахівця, треба знайти та написати десяткам. Якщо чесно, подібну рутину я люблю найменше. Вона не злить, але дає відчуття, ніби ти котиш камінь угору, а він уперто скочується назад — демотивує люто.
Типові завдання рекрутера:
- перегляд нових відгуків і резюме, що прийшли з джоб-бордів;
- сорсинг у LinkedIn або нішевих спільнотах;
- підготовка та проведення HR-інтерв’ю;
- комунікація з кандидатами: уточнення деталей, фідбеки, узгодження дзвінків та запрошення на інтерв’ю;
- координація з hiring-менеджерами;
- оновлення даних в ATS;
- складання звітів щодо вакансій і статусів;
- оновлення описів вакансій, тестування нових повідомлень;
- і, звісно, постійне балансування між цими задачами, щоб не загубити фокус.
Неможливо перекласти ці таски на стабільну кількість. На день у вас може бути 50 повідомлень новим фахівцями та 0 дзвінків. Або 5 дзвінків і всього кілька нових контактів. Рекрутинг — це хвилі. Усе залежить від виду вакансії, активності кандидатів, сезону, і, можливо, навіть ретроградного Меркурія;)
Трапляється, що рекрутинг часто виходить за рамки стандартних завдань — наприклад, коли потрібно підготувати кандидатів до інтерв’ю так, щоб вони глибше розуміли очікування. У мене був кейс: позиція довго не рухалася, бо спеціалісти губилися під час розмови з майбутнім менеджером. Я зібрала наявні фідбеки, виокремила типові помилки й зробила короткий гайд із конкретними підказками, який надсилала кандидатам. Після такої підготовки люди виходили на інтерв’ю впевненіше, а вакансію ми нарешті закрили.
Мої «най» у рекрутингу
Що я найбільше люблю в рекрутингу — коли вдається закрити ту саму рідкісну вакансію, якої вже бояться твої колеги. Наприклад, інфраструктурного інженера, де фахівців критично бракує.
Спочатку ти переглядаєш усі можливі джерела, перевіряєш нетипові пошукові запити, а кандидатів усе одно немає. І раптом з’являється людина, у якої хоч і не розписаний профіль, та вона ще не розглядала цю вакансію. Фахівець одразу відповідає, що роботу не шукає, але ти все ж повертаєш його в діалог — аргументовано та без тиску. Потім узгоджуєш вищу зарплатню, відстоюючи інтереси кандидата, і в процесі інтерв’ю стає очевидно, що це справжній метч.
Коли він отримує офер і пізніше пише «дякую», стає очевидним, яка справжня цінність професії рекрутера. Такі кейси нагадують, що твоя робота має вплив. І після них хочеться хедхантити далі та знову ловити ці рідкісні фрукти.
І є інша сторона цієї роботи — та, що виснажує. Особливо коли це Miltech-вакансії, де ринок надзвичайно обмежений. Ти вишукуєш людей, пишеш персональні меседжі, намагаєшся добитися бодай якоїсь реакції, але відповідь одна — нуль зацікавленості. Тут відчуття безсилля дуже чітке: ти рухаєш процес, а він не рухається у відповідь.
А ще вибивають з колії фінальні етапи, коли дедлайн горить, фіналіст отримує інші офери, а hiring-менеджер у цей момент каже: «нам треба ще подумати». Так і хочеться розворушити керівників, повернувши їх до реальності та показавши, що рекрутинг — партнерство.
Де я шукаю ресурс
Велике джерело натхнення для мене — івенти. Вони повертають відчуття руху: ти слухаєш про тренди, ловиш знайомі патерни у своїй роботі, аналізуєш нові підходи. Останнім був DOU Day Picnic — сильний захід для нетворкінгу, після якого з’явився заряд надовго.
Мені важливо відчувати дотичність до великої індустрії. Коли ти бачиш людей, які живуть схожими завданнями й сенсами, робота набуває більшого масштабу. І це теж частина того, чому рекрутинг мене тримає.
Організація хаосу: поради та сервіси для ефективності рекрутера
Без пріоритизації та планування рекрутер легко потоне в нескінченному потоці чатів, резюме й завдань, що з’являються, здавалося б, нізвідки.
Щоранку я починаю з короткого «аудиту хаосу»: аналізую, скільки є нових відгуків, скільки кандидатів залишилось у процесі, переглядаю календар і дрібні задачі. І лише потім вибудовую день. На першому місці — відповісти всім фахівцям. Далі — розставляю пріоритети за дедлайнами або критичністю вакансій.
Насправді рекрутинг — це постійне лавірування між тим, що заплановано, і тим, що трапилося прямо зараз. Наприклад, кандидат відмовляється від оферу — і весь план дня летить шкереберть. Тут потрібно аналізувати, чи зробила я все можливе. Це допомагає швидше прийняти ситуацію і нагадує: не все залежить від тебе. Є речі, які просто не можна передбачити. І це цілком нормально.
Щоб не загубитися у відкритих вакансіях, треба вибудувати систему. У моєму арсеналі:
- ToDo — трекінг усіх кандидатів і тасків: відстежую, на яких етапах спілкування, а також записую дрібні завдання, які потрібно зробити протягом дня.
- Google Calendar — без нього не проходить кожен день, адже там зосереджуються усі дзвінки та дедлайни.
- ATS та інтеграція у корпоративний месенджер завжди відкриті у фоновому режимі, щоб не пропустити жодного оновлення від команди чи швидко переглянути деталі за вакансією.
- ChatGPT та кастомні асистенти — для аналізу резюме та вимог, складання Boolean-запитів, креативних текстів тощо.
- Сорсинг-стратегії — наша команда користується спільним доступом до Google Таблиць, де ми відстежуємо, які платформи та запити вже були використані та що принесло результат. Це допомагає зрозуміти, що ще варто потестувати, аби знайти кандидатів.
- Ручні нотатки. Так, по-олдскульному, але іноді просто швидше занотувати ідею або коментар під час дзвінка, ніж відкривати черговий інструмент.
Тримати купу інформації в голові — це однозначно must-have навичка для рекрутера. Але водночас різні інструменти трохи впорядковують будні.
Коли день вважається вдалим?
Для мене це коли все йде за планом. Окреме задоволення приносять дні, насичені спілкуванням із релевантними спеціалістами. Коли після кількох розмов впевнений, що є сильні фахівці, яких вийде презентувати менеджеру, який наймає.
А найкращий — день, коли кандидати приймають офери. Після тижнів пошуків, уточнень, мітингів і нервів тобі дякують за комфортний процес. Тоді з’являється внутрішній драйв: «Так, це про мене. Хочу ще: шукати, знаходити, допомагати, закривати й проживати такі моменти знову і знову».
Авторка: Валерія Ніколайчук
Technical Recruiter в IT-рекрутинговій агенції ITExpert
